Xuất nhập khẩu là một lĩnh vực khá rộng nên khó có thể gói gọn trong nội dung một bài viết. Để đơn giản, tôi sẽ chỉ nói tóm tắt về cách thức làm thủ tục để nhập khẩu một lô hàng, theo điều kiện nhập kinh doanh.
Với những loại hình khác như nhập gia công, sản xuất xuất khẩu, đầu tư, tạm nhập tái xuất…, thủ tục nhập khẩu hàng hóa sẽ phức tạp hơn nên sẽ được trình bày riêng trong những bài viết khác.
Loại hình nào khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa?
Trước hết, hãy cùng hiểu một chút xem hàng nhập theo loại hình kinh doanh là như thế nào. Một cách đơn giản, nhập kinh doanh là loại hình nhập khẩu hàng hóa theo hợp đồng mua bán về Việt Nam để sau đó bán nội địa hoặc làm nguyên liệu phục vụ sản xuất (ra hàng hóa tiêu thụ trong nước).
Một số ví dụ minh họa cho loại hình nhập kinh doanh để bạn tiện so sánh tham khảo:
- Nhập khẩu hàng thiết bị thể thao, đồ dùng nhà bếp, dây điện từ Trung Quốc về Việt Nam để bán tại các cửa hàng;
- Nhập khẩu hạt nhựa từ Thái Lan để sản xuất sản phẩm nhựa tiêu thụ tại Việt nam
- Nhập khẩu gỗ từ Lào về để sản xuất đồ gỗ (dùng nội địa)
- Nhập thịt bò từ Nhật về để bán tại siêu thị
- v.v…
Hàng cấm nhập, xin giấy phép?
Rõ ràng, khi chuẩn bị nhâp hàng, bạn cần trả lời rõ những câu hỏi dưới đây.
- Hàng có bị cấm nhập khẩu không?
- Hàng có cần giấy phép nhập khẩu không? Nếu có, của cơ quan nào?
- Hàng có cần kiểm tra chất lượng không? Nếu có, của cơ quan nào?
Việc tìm hiểu này quan trọng, tránh nhập phải mặt hàng cấm, hoặc không đủ thời gian xin giấy phép.
Sau bước kiểm tra trên, khi mặt hàng muốn nhập không bị cấm, không cần giấy phép, hoặc sẽ thu xếp được giấy phép, bạn có thể yên tâm tìm hiểu tiếp các bước tiếp theo của thủ tục nhập khẩu hàng hóa.
Dưới đây, tôi tóm tắt theo trình tự (tương đối) về thời gian để bạn tiện theo dõi. Đây cũng là cách mà tôi thường tư vấn cho khách hàng khi họ chưa nắm rõ và muốn tìm hiểu chi tiết hơn.
Ký hợp đồng ngoại thương
Bước đầu tiên là việc đàm phán ký kết hợp đồng mua hàng với đối tác nước ngoài. Theo đó, hai bên sẽ thỏa thuận những điều kiện liên quan, trong đó có một số điều khoản chính như sau:
- Tên hàng
- Quy cách hàng hóa
- Số lượng / trọng lượng hàng
- Giá cả
- Cách đóng gói
Và một số điều khoản quan trọng khác:
- Điều kiện giao hàng (CIF, FOB, EXW…),
- Thời gian giao hàng
- Thanh toán: thời hạn, phương thức thanh toán: bằng điện chuyển tiền (TT) hay tín dụng thư (L/C)…
- Chứng từ hàng hóa người bán phải gửi người mua
Vận chuyển hàng
Đến bước này, hai bên sẽ thu xếp vận chuyển hàng theo điều kiện đã thỏa thuận. Trách nhiệm của mỗi bên đến đâu, sẽ theo quy định trong hợp đồng.
Bạn có thể căn cứ vào điều kiện giao hàng nêu trên (FOB, CIF…), và tham khảo trong Các điều kiện thương mại quốc tế – Incoterms (bản 2000 hoặc 2010), để biết hàng hóa chuyển giao cho mình từ thời điểm nào, và trách nhiệm của mình gồm những gì.
Tóm tắt sơ bộ 4 điều kiện phổ biến như dưới đây:
| Điều kiện thương mại | Trách nhiệm của người mua | Ghi chú |
| Ex.Work |
| Trách nhiệm của người mua là lớn nhất. |
| FOB |
| |
| CIF |
| |
| DDU | Cung cấp chứng từ để người bán làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa |
Cụ thể hơn, theo điều kiện CIF, người bán thuê công ty vận chuyển (hãng tàu) và mua bảo hiểm hàng, đưa hàng đến cảng dỡ (chẳng hạn Hải Phòng). Bạn là người mua hàng, sẽ làm thủ tục hải quan tại Hải Phòng & tự thuê vận tải bộ kéo hàng về kho.
Với điều kiện FOB, bạn sẽ tự thu xếp chặng vận tải biển & mua bảo hiểm cho hàng. Bạn cũng cần lưu ý, với cả 2 điều kiện này, trách nhiệm của người bán hàng sẽ đều chấm dứt khi hàng qua lan can tàu ở cảng xếp.
Với những điều kiện khác: ExWork, DDU… trách nhiệm của hai bên sẽ thay đổi, bạn tra cứu Incoterms, sẽ biết mình cần phải làm gì.
Làm thủ tục hải quan
Đối với hàng nhập khẩu theo điều kiện FOB và CIF, bạn đều phải tự làm thủ tục hải quan tại Việt Nam. Bạn có thể từ làm hoặc thuê công ty dịch vụ thông quan làm thay.
Với những điều kiện như DDU, DDP (hoặc DAP) thì người bán sẽ làm thủ tục cho bạn và chuyển hàng đến kho của bạn. Tất nhiên, là người nhập khẩu, bạn phải cung cấp chứng từ cần thiết để kê khai hải quan.
Để làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa trong bước này, cần có bộ chứng từ để làm hồ sơ hải quan. Thông thường sau khi hàng xếp lên tàu tại cảng nước ngoài, người bán hàng gửi cho bạn một bộ chứng từ gốc.
Số lượng & loại giấy tờ sẽ quy định rõ trong hợp đồng mua bán, và thường gồm các chứng từ sau:
- Bộ vận tải đơn (Bill of Lading): 3 bản chính
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)- 3 bản chính
- Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing List): 3 bản chính
- Giấy chứng nhận xuất xứ (CO – Certificate of Origin): có thể theo mẫu D, E, AK… để được hưởng ưu đãi về thuế nhập khẩu.
- Ngoài ra còn một số giấy tờ khác như: chứng nhận chất lượng (CQ), chứng nhận phân tích (CA), đơn bảo hiểm, hun trùng, kiểm dịch … nếu có.
Căn cứ vào thông tin trên những chứng từ thương mại trên, bạn sẽ khai hải quan nhập khẩu theo quy định hiện hành. Việc kê khai này hiện được thực tiện qua phần mềm hải quan điện tử, tức là được khai và truyền dữ liệu qua mạng internet.
Đến đầu năm 2014, song song với việc truyền tờ khai trực tuyến (online), bạn vẫn cần chuẩn bị tờ khai gốc cùng bộ chứng từ giấy để tới chi cục hải quan (chi cục quản lý cảng dỡ hàng hoặc kho CFS giữ hàng). Tất nhiên tùy theo kết quả truyền tờ khai là Luồng xanh, Luồng vàng, hay Luồng đỏ, mà bộ chứng từ cần nhiều hay ít. Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn nên chuẩn bị sẵn những chứng từ đầy đủ như trường hợp tờ khai luồng Vàng.
Khi đó hồ sơ hải quan gồm:
- Bộ tờ khai hải quan & phụ lục (nếu nhiều mục hàng): 02 bản gốc
- Tờ khai trị giá tính thuế: 02 bản gốc
- Hợp đồng mua bán: 01 bản sao y
- Hóa đơn thương mại: 01 bản gốc (thay bằng bản sao theo quy định mới trong thông tư 128)
- Vận đơn & Lệnh giao hàng: 01 bản sao
- Giấy nộp thuế: 01 bản sao & 01 bản chính (để đối chiếu)
- Chứng từ khác: CO, kiểm tra chất lượng…
- Bạn đem bộ hồ sơ tới đúng chi cục hải quan để thông quan hàng hóa. Công việc tiếp theo, bạn xuống cảng đổi lệnh và trình ký hải quan cổng, bãi. Như vậy là xong công việc thủ tục nhập khẩu hàng hóa liên quan tới cơ quan hải quan.
Chuyển hàng về kho
Sau khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu xong, lúc này bạn chỉ cần bố trí phương tiện vận tải bộ để đưa hàng về kho của mình.
Thường thì, chủ hàng có thể thuê xe container hoặc xe tải nhỏ (với lô hàng lẻ LCL), chuyển cho họ lệnh giao hàng mà đơn vị vận tải biển cấp (hãng tàu hoặc công ty forwarding). Nhà xe sẽ vào cảng hoặc kho CFS lấy hàng rồi chở về địa điểm đích cho bạn.
Nhiều chủ hàng e ngại việc thủ xếp nhiều công đoạn, và muốn tìm công ty giao nhận vận tải làm trọn gói tất cả các khâu dịch vụ: vận tải biển, thủ tục hải quan, vận tải bộ.
